Dokumendid

Dokumendid on fikseeritud teave või andmed, mis on loodud või kogutud organisatsioonide, isikute või institutsioonide poolt ning millel on informatiivne või tõenduslik tähendus. Nad võivad olla füüsilised (paberid, fotod, plaanid) või digitaalsed (e-kirjad, failid, andmebaasid).

Dokumentide liigid hõlmavad haldusdokumente (lepingud, arved, protokollid, otsused), isikut tõendavaid dokumente (id-kaart, pass), õiguslikke dokumente (põhikirjad, registrid) ning teaduslikku ja tehnilist dokumentatsiooni (arvamõtted, aruanded, protokollid). Eraldi kategooriana võib tabeldusvõrgus olla sugu käsitlev või vastavusnõuetele vastav dokumentatsioon.

Olulised omadused on autentsus, terviklikkus ja ajakohasus, mis tagavad dokumendi tõendusväärtuse ning usaldusväärsuse. Digitaalsete dokumentide puhul lisandub metaandmete, versioonide ja juurdepääsulubade haldamine ning vajadusel failiformaatide pikaajaline säilitamine (nt PDF/A).

Säilitamine ja arhiveerimine on kriitilised ülesanded: dokumentide pikaajaline kättesaadavus ning õiguslikult nõutud säilitusaegade järgimine. Riigi ja asutuste tasandil juhitakse neid protsesse arhiivide kaudu; arhiveerimiseks kehtivad reeglid ja perioodid sõltuvalt dokumendi liigist ja väärtusest.

Käitlemisel ning kasutamisel on oluline eristada privaatset ja avalikku kasutust ning tagada andmete kaitse. Digitaalsete dokumentide halduses kasutatakse standardseid vorme ja protokolle ning dokumentide vahetust ja arhiveerimist e-teenuste kaudu.