Birgðagögn

Birgðagögn eru aukagögn sem fylgja kjarnagögnum og veita sönnun fyrir gerðum, samningum og viðskiptaferlum. Gögnin hafa það markmið að staðfesta innihald og samhengi kjarnagagna, til dæmis við útreikning skuldar, uppgjör eða staðfestingu viðskipta.

Dæmi um birgðagögn eru reikningar, greiðsluyfirlit, afhendingarvottorð, samningar, vottorð, staðfestingar, tilkynningar og tölvupóstsamskipti sem tengjast viðkomandi viðskiptum. Slík gögn gæta ferla, sannreyna fáanleika gagna og bæta rekjanleika við fjárhagsupplýsingar og samskipti.

Tilgangur birgðagagna er að styðja sönnunargögn, auka rekjanleika, auðvelda endurskoðun og uppfylla kröfur laga og reglugerða. Þau auðvelda einnig sönnun fyrir skattanúmer, samræmi við staðla og úrlausn mála ef ágreiningur upp kemur.

Meðferð og varðveisla: Rafrænar birgðagögn eru geymd í rafrænni skjalageymslu eða gagnagrunni. Kompetens er nauðsynleg til að tryggja rétt aðgang, öryggi, afritun og varúð gegn óleyfilegri breytingu. Varðveisla ætti að uppfylla reglur um persónuvernd og rekjanleika.

Samhæfi og notkun: Birgðagögn eru oft hluti af bókhaldi, skjalasöfnum og skatt- eða rekstrarfyrirkomulagi. Í alþjóðlegu samhengi er hugtakið oft kallað “supporting documents” og gert ráð fyrir að þau standist gildi reglna um skýrslutöku og sannleiksgildi gagna.