Arkistokäytäntöön

Arkistokäytäntö on joukko sääntöjä ja ohjeita, jotka määrittelevät, miten arkistoitava aineisto kerätään, järjestetään, säilytetään ja luovutetaan. Se on keskeinen osa minkä tahansa organisaation tiedonhallintaa ja varmistaa, että tärkeä tieto on käytettävissä tarvittaessa ja että se säilyy pitkäaikaisesti.

Hyvä arkistokäytäntö sisältää useita elementtejä. Ensinnäkin, se määrittelee, mikä aineisto on arkistoitavaa. Tämä voi sisältää esimerkiksi asiakirjoja, valokuvia, digitaalisia tiedostoja ja muita tallenteita, jotka ovat pysyvän tai pitkäaikaisen säilytyksen arvoisia. Käytäntö ohjeistaa myös aineiston luokittelusta ja kuvailemisesta, jotta se on helposti löydettävissä ja ymmärrettävissä tulevaisuudessa.

Toiseksi, arkistokäytäntö käsittelee aineiston säilytystä. Tämä kattaa fyysiset vaatimukset, kuten sopivat tilat ja materiaalit, sekä digitaalisen säilytyksen menetelmät, kuten varmuuskopiointi ja tiedostomuotojen valinta. Käytäntö määrittelee myös säilytysajat eri aineistoryhmille, perustuen lainsäädännöllisiin vaatimuksiin ja organisaation tarpeisiin.

Kolmanneksi, arkistokäytäntö ohjaa aineiston käytöstä ja luovutuksesta. Se määrittelee, kuka saa käyttää arkistoitua aineistoa ja millä ehdoilla. Lisäksi se sisältää ohjeet aineiston hävittämisestä silloin, kun sen säilytysaika on päättynyt ja se ei enää ole säilyttämisen arvoinen. Arkistokäytäntö on dynaaminen asiakirja, jota tulee säännöllisesti tarkistaa ja päivittää vastaamaan muuttuvia tarpeita ja teknologiaa.