Alaliitteet

Alaliitteet ovat asiakirjan pään liitteen (liite) ohella esiintyviä, lisätietoja tarjoavia liitteitä. Ne ovat alaliitteita, eli ne täydentävät ja tarkentavat pääliitteen sisältöä ilman että ne muuttavat sen päätarkoitusta. Alaliitteita käytetään yleisesti hallinnollisissa, oikeudellisissa ja akateemisissa asiakirjoissa.

Näin ne toimivat: esimerkiksi sopimuksessa pääliite voi olla tekninen erittely, ja alaliitteet sisältävät taulukot, tekniset piirustukset, hinnastot tai kartat. Valtion ja julkishallinnon asiakirjoissa alaliitteet voivat esittää menettelytavat, taustaselvitykset tai vaatimusten täyttymisen todisteet. Numeroituminen vaihtelee organisaation mukaan; tavallinen käytäntö on Liite 1 ja sen alaliitteet 1.1, 1.2 tai vastaavat.

Rakenne ja hallinta: alaliitteet ovat yleensä linkitettyjä pääliitteeseen ja voidaan hallinnoida erillisinä tiedostoina tai osina. Tämä mahdollistaa kunkin alaliitteen päivittämisen ilman, että koko liitteiden kokonaisuutta täytyy muuttaa. Eri järjestelmät käyttävät erilaisia merkintöjä, kuten alaliitteet A:1, A:2 tai 1.1, 1.2.

Merkitys: alaliitteet parantavat dokumenttien selkeyttä ja versiointia sekä helpottavat arkistointia ja tiedonhaku. Liitteet ja alaliitteet ovat osa laajempaa asiakirjahallintaa.

---