Adatnyilvántartások

Adatnyilvántartások olyan strukturált adatkészletek, amelyeket szervezetek – elsősorban köz- vagy közigazgatási intézmények – vezetnek a meghatározott célok ellátására. Ezek a nyilvántartások adatokat gyűjtenek, tárolnak, karbantartanak és használhatnak, hogy szolgáltatásokat nyújtsanak, döntéseket támogassanak és statisztikai elemzéseket végezzenek.

Jellemzőik közé tartozik a meghatározott feldolgozási cél, az adatokról készített leíró metadata (típus, forrás, frissítési gyakoriság), a személyes adatok esetén a hozzájáruláson vagy jogalapon alapuló feldolgozás, az adatminőség és a megőrzési szabályok. Az adatok rendszerint egyedi azonosítók alapján köthetők össze, lehetnek fő- és mellékadatok szerkezeteiben, és lehetővé teszik az adatok megosztását különböző szervek vagy rendszerek között a jogosultságok szerint.

Példák közé tartoznak a népesség- vagy központi lakossági nyilvántartás, az adó- és társadalombiztosítási nyilvántartások, föld- és ingatlannyilvántartás, járműnyilvántartás, vállalkozások nyilvántartása és egyéb közigazgatási regiszterek. A nyilvántartások elősegítik az állampolgárok ügyintézését, csökkentik az ismétlődő adatrögzítést, és lehetővé teszik hatósági szolgáltatások széles körét, például jogosultságok és szolgáltatások automatizálását.

Az adatnyilvántartások kezelését szabályozzák az adatvédelem és adatbiztonság elvei: jogalapú adatkezelés, célhoz kötöttség, adattakarékosság, pontosság, átláthatóság, adathozzáférés és adatbiztonság. Szervezeteknél adatkezelő és esetenként adatvédelmi tisztviselő hatáskörében történik, adatmegosztási megállapodásokkal és metadata-nyilvántartásokkal biztosítva az interoperabilitást és a nyilvántartások közti összhangot.

Kihívások közé tartozik az adatok védelme a visszaélésektől, adatintegritás, több nyilvántartás közti különböző szabványok és ellentmondások kezelése, valamint az adatok aktualitásának fenntartása. A központi vagy referencia-nyilvántartások és a hatékony adatcsere API-alapú vagy adatközpontú megoldások felé törekszik.