viestintäkanavina

Viestintäkanavina tarkoitetaan välineitä ja reittejä, joiden kautta viestit siirtyvät lähettäjästä vastaanottajaan. Kanavat voivat olla muodollisia tai epämuodollisia, suoria tai epäsuoria, ja ne voivat toimia sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella. Viestintäkanavien valinnalla on vaikutus siihen, miten hyvin viesti ymmärretään, kuinka nopeasti palautetta saadaan ja millaista vuorovaikutusta syntyy.

Viestintäkanavia voidaan luokitella seuraavasti: kasvokkainen vuorovaikutus (kokoontumiset, neuvottelut), puhelin- ja videoyhteydet, kirjalliset viestit kuten sähköposti ja raportit, pikaviestimet ja verkkokeskustelut sekä organisaation sisäiset kanavat (intra, intranet, projektinhallintajärjestelmät). Lisäksi ovat laajemmat massimediakanavat ja julkinen media (tiedotteet, sosiaalinen media, uutiset). Kanavat voivat olla synkronisia (samanaikaisia) tai asynkronisia (riippumattomia ajasta), sekä kohdentaa viestinnän yksilöön tai yleisöön.

Kanavan valintaan vaikuttavat tekijät ovat vastaanottajan asema ja kulttuuri, viestin monimutkaisuus ja virheen sietävyys, kiireellisyys, luottamuksellisuus sekä palautteen tarve. Käytännössä voidaan hyödyntää sekä sekä rikasta että kevyttä viestintää; viestin selkeys, konteksti ja tarkoitus sekä vastaanottajatarpeiden huomioiminen ovat tärkeitä. Suunnitelmallinen kanavavalinta ja viestinnän aikataulutus auttavat varmistamaan, että viesti tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan.

Hyödyntämällä useita kanavia voidaan parantaa tavoitettavuutta ja ymmärrettävyyttä, mutta liiallinen monikanavainen viestintä voi aiheuttaa epäjohdonmukaisuutta. Siksi on olennaista, että viestinnän tavoitteet, yleisö ja sisältö sovitetaan kuhunkin kanavaan, ja että viestit ovat yhdenmukaisia. Viestinnän tehokkuuden arviointi sekä palaute ja seuranta ovat osa suunnitelmallista käytäntöä ja ohjaavat kehittämistä.