vastaanottajalista

Vastaanottajalista on lista henkilöistä tai organisaatioista, joille jokin viestintä tai asiakirja on tarkoitettu. Se voi käsittää yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti rooli tai liittymiskoodi. Vastaanottajalistaa käytetään viestinnän jakelussa, laskutuksessa ja muissa tiedonvälitystehtävissä sekä tapahtumien kutsu- ja ilmoitusprosesseissa.

Vastaanottajalistaa voidaan ylläpitää useissa eri järjestelmissä: taulukkoina (kuten CSV- tai Excel-tiedostoina), asiakas- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä tai sähköpostin massamailin listoina. Siihen voidaan liittää esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, osoite sekä asema tai toimiala. On tärkeää varmistaa oikeellisuus ja ajantasaisuus sekä tehdä jakelu vain sille yleisölle, joka on antanut suostumuksensa.

Tietosuoja: koska vastaanottajalistat voivat sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyyn sovelletaan tietosuoja- ja yksityisyydensuojaan liittyviä säännöksiä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen lainsäädäntö määrittelevät, miten tietoja kerätään, säilytetään, käytetään ja poistetaan. Tietoja tulisi kerätä vain tarkoitukseen, jonka perusteella ne voidaan käsitellä, ja rekisteröidyille on kerrottava käsittelyn tarkoitus sekä säilytysaika. Suositellaan lisäksi varmistamaan suostumus tai muu oikeusperuste, minimoimaan kerättävät tiedot, rajoittamaan pääsyä ja tarjoamaan mahdollisuus tietojen oikaisuun tai poistamiseen.