työnkulkujen

Työnkulkujen käsite viittaa järjestelmä- tai organisaation tasolla määriteltyihin tehtäväkokonaisuuksiin, jotka on suunniteltu tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Niiden tarkoituksena on määrittää tehtävien järjestys, vastuut, syötteet ja tuotokset siten, että työ etenee johdonmukaisesti ja toistuvasti. Työnkulut voivat olla manuaalisia, joissa ihmiset suorittavat tehtäviä, sekä automatisoituja, joissa ohjelmistot hoitavat osia prosessista. Työnkulkujen hallinta tukee liiketoiminnan prosessien suunnittelua ja kehittämistä.

Keskeisiä elementtejä ovat tehtävät, osallistujat, vaiheiden järjestys ja ehdot, sekä syötteet ja tuotokset. Mukana voivat olla säännöt, poikkeamat ja hyväksyntätavat. Työnkulut voidaan mallintaa ja dokumentoida prosessikaavioin tai BPMN-kuvauksin, mikä helpottaa ymmärrystä ja viestintää.

Erilaisia työnkulkuja ovat peräkkäiset, rinnakkaiset ja ehdolliset sekä toistuvat. Käytännön sovelluksia on paljon: asiakirjojen hyväksyntä, rekrytointi, IT-palveluiden hallinta sekä tilaus-toimitusprosessit. Työnkulut ovat keskeinen osa liiketoiminnan prosessien hallintaa (BPM) ja ne auttavat standardoitumaan, lisäämään läpinäkyvyyttä sekä mahdollistamaan auditoinnin ja parantamisen.

Toteutuksessa on huomioitava tiedon standardointi, yhteentoimivuus ja versionhallinta sekä hallinto, turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus. Toteutuksessa voidaan käyttää BPM- tai työnkulku-moottoreita sekä projektin- tai operatiivisia järjestelmiä. Esimerkkejä sovellusalueista ovat ERP-, CRM- ja IT-palvelunhallintajärjestelmät, joissa työnkulut ohjaavat tehtävien siirtymistä valtuuksista toimenpiteisiin.