toimitusvahvistukseen

Toimitusvahvistus on dokumentti tai sähköinen rekisteröinti, joka vahvistaa, että tavarat tai palvelut on toimitettu sopimuksen mukaisesti. Se toimii todisteena toimituksesta, tukee seuraavaa laskutusta sekä helpottaa varastonhallintaa ja kirjanpitoa.

Yleisiä sisältöalueita ovat ostopäivä tai toimituspäivä, tilaus- tai sopimusnumero, toimitettujen tuotteiden tai palvelujen lista sekä määrät, mahdolliset erätunnukset, toimitusosoite, vastaanoton tai kunnon mahdolliset huomautukset ja havainto, sekä vastuuhenkilöiden allekirjoitukset tai sähköinen hyväksyntä.

Toimitusvahvistusta käytetään yleensä toimituksen jälkeen: myyjä vahvistaa, että lähetys on lähtenyt ja saapunut määrättynä, ja ostaja tarkistaa, että tuotteet vastaavat tilattua sekä vastaanotetut erät ja kunto. Vahvistus voi laukaista laskutuksen tai maksujen aloittamisen sovittujen maksuehtojen mukaisesti. Joissakin tapauksissa ostaja antaa vastaanottoilmoituksen erikseen, mikä voi erota toimitusvahvistuksesta mutta liittyä samaan toimitusketjuun.

Soveltuvuus ja oikeudellinen merkitys vaihtelevat sopimuksesta riippuen: toimitusvahvistus toimii ensisijaisena toimituksen todistuksena ja voi olla todiste toimitusvastuun siirtymisestä sekä osaltaan ratkaista kiistoja, mikäli niitä syntyy. Se voidaan laatia paperisena tai sähköisenä kuuluvana osana yrityksen ERP- tai hankintajärjestelmiä. Toimitusvahvistuksen ja laskun välinen suhde on tyypillisesti selkeä: toimitusvahvistus osoittaa, että määrä on toimitettu, kun taas lasku tilittää maksun toimituksen perusteella.