sähköpostilaskut

Sähköpostilaskut ovat laskuja, jotka lähetetään asiakkaalle sähköpostitse, yleensä liitteenä PDF-tiedostona tai laskun sisältänä viestinä. Tämä tapa kuuluu sähköisen laskutuksen muotoihin, mutta se eroaa rakenteisesta e-laskusta, jota vastaanottaja käyttää omassa sähköisessä laskutusjärjestelmässään tai pankin kautta.

Toimintaperiaate: Laskuttaja luo laskun digitaalisessa muodossa ja toimittaa sen vastaanottajalle sähköpostitse. Vastaanottaja näkee laskun, voi tallentaa ja maksaa sen, sekä arkistoida laskun kirjanpitoa varten. Laskuun tulee sisällyttää tarvittavat tiedot sekä verotus- että kirjanpitovaatimusten täyttämiseksi, kuten myyjän ja ostajan tiedot, laskun numero, päivämäärä, kuvaus tuotteista tai palveluista sekä summat ja arvonlisäverotiedot.

Edut ja riskit: Sähköpostilaskut voivat olla kustannuksia säästäviä ja toimitusnopeita sekä helpottaa arkistointia verrattuna paperilaskuihin. Samaan aikaan niihin liittyy turvallisuus- ja luottamuskysymyksiä: sähköpostin kautta tapahtuva laskun toimitus voi altistua väärälle vastaanottajalle, roskapostille tai muokkauksen riskeille, ja toimitukset voivat päätyä roskapostikansioon.

Sääntely ja säilytys: Laskut on säilytettävä sähköisessä muodossa vähintään kuusi vuotta. Laskun on oltava oikea ja eheä sekä myyjän että ostajan tiedoiltaan, ja mahdolliset henkilö- ja yritystiedot ovat GDPR:n alaisia. Turvallisuusohjeita suositellaan noudatettavaksi, kuten vahva sähköpostin suojaus ja tarvittaessa laskun suojaus (esim. PDF-tiedoston rajoitettu käyttö).