säilytyspolitiikkoja

Säilytyspolitiikat ovat organisaation ohjeistuksia siitä, miten ja milloin tiedot sekä asiakirjat säilytetään, arkistoidaan ja poistetaan. Niiden tarkoituksena on hallita tietojen elinkaarta, tukea tietoturvaa ja yksityisyyden suojaa sekä varmistaa lainmukainen käsittely. Hyvin määritelty säilytyspolitiikka parantaa tiedon löydettävyyttä, tehostaa hallintaa ja helpottaa resurssien hallintaa.

Politiikan keskeiset sisällöt kattavat tiedon luokittelun, säilytysajat ja poistoperiaatteet, arkistoinnin sekä varmistukset. Siinä kuvataan, miten eri tiedon ja asiakirjojen luokat (esimerkiksi henkilötiedot, talous- ja verotustiedot, asiakkuustiedot, sähköpostit ja muistiinpanot) käsitellään ja kuinka pitkään niitä säilytetään. Säilytysajat määritellään juridisten velvoitteiden, liiketoiminnallisen tarpeen sekä arkistointivaatimusten perusteella. Poistamisen tulee tapahtua turvallisesti tai aineistot voidaan tarvittaessa anonymisoida, jos säilytys ei enää ole tarpeen.

Vastuut ja roolit on selkeästi määrätty: tietojen omistaja tai rekisterinpitäjä, arkistonhoitaja, tietoturva- ja oikeudelliset asiantuntijat sekä mahdollinen tietosuojavastaava osallistuvat politiikan laadintaan ja valvontaan. Lisäksi politiikka huomioi oikeudelliset säilytys- ja arkistointivaatimukset sekä GDPR:n periaatteet, tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja kansalliset arkistointimääräykset.

Toteutus vaatii säännöllistä ylläpitoa ja arviointia: säilytysajat tarkistetaan ajantasaisiksi, käytännöt dokumentoidaan ja henkilöstö koulutetaan noudattamaan ohjeita. Auditoinnit varmistavat, että politiikka toteutuu käytännössä ja että poisto- sekä arkistointiprosessit säilyvät turvallisina ja läpinäkyvinä.