säilyttämistoimenpiteet

Säilyttämistoimenpiteet ovat toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on varmistaa aineistojen pitkäaikainen säilyvyys, käyttökelpoisuus ja eheys. Ne kattavat sekä analogisia että digitaalisia tallenteita ja ne toteutetaan arkistoissa, kirjastoissa, museoissa sekä muissa kulttuuriperintöä säilyttävissä organisaatioissa.

Fyysinen säilytys sisältää ympäristötekijöiden hallinnan (lämpötila, kosteus, ilmankierto), asianmukaiset säilytys- ja pakkausmateriaalit sekä oikeat käsittelytavat. Pitkäaikaisen säilytettävyyden kannalta tärkeää on suojata aineistoa valolta, pölyltä ja pieneliöiltä sekä suorittaa säännöllistä kunnonvalvontaa ja inventointia.

Digitaalinen säilytys kattaa bitin säilyvyyden varmistamisen: redundanssi, kontrollikoodit (checksumit), formaattien säännöllinen migreointi tai emulointi sekä metatiedon ylläpito ja oikeuksien hallinta. Digitaalisen arkistoinnin tavoitteena on varmistaa käytettävyys myös teknologian muuttuessa, minkä vuoksi käytetään kestävää tallennusratkaisua ja palautussuunnitelmia.

Hallinnolliset toimenpiteet sisältävät aineistojen luokittelun ja luetteloinnin, säilytys- ja käyttöaikataulut, riskien arvioinnin sekä hätä- ja palautussuunnitelmat. Henkilöstön koulutus, säännölliset auditoinnit sekä yhteistyö sidosryhmien kanssa ovat keskeisiä osa-alueita.

Haasteita ovat kustannukset, teknologian vanhentuminen sekä tasapaino tiedon saatavuuden ja suojelun välillä. Kansainväliset standardit, kuten OAIS-viitearkkitehtuuri, ohjaavat käytäntöjä, mutta ratkaisut räätälöidään organisaation tarpeiden mukaan.