lähetysluettelot

Lähetysluettelot ovat asiakirjoja, joilla hallitaan ja seurataan tavaralähetyksiä. Ne ovat keskeisiä logistikan, varastoinnin ja kuljetusten suunnittelussa ja kirjaamisessa. Lähetysluettelo voi koskea lähtevää tai saapuvaa kuormaa, ja se voi muodostua sekä fyysisestä että digitaalisesta versiosta. Tiedoston tarkoituksena on yksilöidä lähetykset, niiden sisällöt, vastaanottajat ja kuljetusjärjestelyt sekä varmistaa laskutus, tullaus ja seurattavuus.

Tyypillisesti lähetysluettelo sisältää lähetyksen numeron, päivämäärän, lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, toimitusosoitteen, kuljetusmuodon ja -yhtiön, seurantanumeron sekä kuorman sisällön erittelyn (tuotteen nimi tai koodi, määrät, yksiköt). Lisäksi voivat olla yhteensä määrät, paino ja mitat, arvot sekä mahdolliset tullitiedot ja erityisohjeet. Tiedot voivat vaihdella toimialan ja järjestelmän mukaan, mutta tarkoituksena on tarjota kokonaiskuva kuormaeristä ja niiden hoitamiseksi tarvittavista toimenpiteistä.

Käyttö ja prosessi etenevät yleensä tilauksesta lähetyksen käsittelyyn. Lähetysluettelo laaditaan, tarkastetaan ja hyväksytään, sen jälkeen tiedot siirretään logistiikkaprosesseille. Digitaalinen lähetysluettelo hallitaan usein ERP- tai WMS-järjestelmissä tai sähköisesti toimitettavina tiedostoina (esimerkiksi EDI-rajapintojen kautta). Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan, automaattisen tiedonvaihdon kuljetusliikkeille ja asiakkaille sekä paremmat audit- ja laskutusmahdollisuudet.

Lähetysluettelot liittyvät tiiviisti kaupankäyntiin ja toimitusketjun läpinäkyvyyteen. Ne ovat eri käsitteistä, kuten jakelulistasta, joka viittaa usein vastaanottajille suunnattuun viestintä- tai markkinointitiedusteluun, kun taas lähetysluettelo keskittyy fyysisten tavaralähetysten hallintaan.