konverentsimaterjale

Konverentsimateriaalit ovat kaikki ne aineistot ja tiedostot, joita käytetään konferenssin suunnittelussa, toteutuksessa ja jälkitoiminnassa. Ne voivat olla sekä painettuja että digitaalisia ja niiden jakelulla tuetaan tiedonvälitystä, osallistumista sekä arkistointia.

Tyypillisiä osia ovat ohjelma ja aikataulu, puhujien tiedot ja abstraktit tai tiivistelmät sekä esitysten materiaalit kuten diaesitykset ja PDF-tiedostot. Painetut materiaalit voivat sisältää ohjelmalehtisiä, julisteita, nimilappuja ja osallistujien oppaita. Digitaalisina materiaaleina voidaan tarjota verkkosivusto, mobiilisovellus, sähköpostijakelut sekä tallenteet ja jakelutiedostot.

Koostaminen ja jakelu suunnitellaan etukäteen: vastuut, aikataulut, kieliversiot ja saavutettavuus sekä oikeudet puhujien materiaalien käyttöön. Tekijänoikeudet ja mahdolliset lisenssit (esimerkiksi Creative Commons) määritellään etukäteen.

Jälkitoimet ja arkistointi: materiaalit arkistoidaan jälkikäteen esimerkiksi konferenssin Proceedings -julkaisun muodossa tai digitaalisten arkistojen kautta, ja vanhemmat versiot voidaan poistaa tai päivittää. Konverentsimateriaalien laadukas hallinta tukee tiedon saavutettavuutta, osallistujien kokemusta sekä tilaisuuden jatkuvaa hyödyntämistä.