kokoelmahallinnan

Kokoelmahallinnan tarkoittaa systemaattista toimintaa, jolla organisaatio hallitsee ja kehittää kokoelmaansa. Sitä harjoitetaan pääasiassa museoissa, arkistoissa ja kirjastoissa, mutta siihen osallistuvat myös yliopistot, kulttuurilaitokset ja muut kulttuuriperintöä hoitavat toimijat. Tavoitteena on turvata kokoelman säilyvyys, arvo, saavutettavuus ja tutkimuskäyttö sekä tukea päätöksentekoa, hankintoja ja julkista hyödyntämistä.

Kokoelmahallinnan keskeisiä tehtäviä ovat inventoryointi, rekisteröinti ja kuvailu sekä luokitus ja kuntoarviointi. Näihin liittyy usein konservointi- ja riskienhallintasuunnitelmat sekä hankinta- ja deakkessionointiprosessit. Provenienssi- ja oikeudellisten sekä eettisten kysymysten huomioiminen ovat olennaisia osia, jotta kokoelma voidaan osoittaa alkuperälleen ja käyttöoikeuksilleen asianmukaisesti.

Kokoelmahallintaa tukevat kokoelmahallintajärjestelmät (CMS), joihin tallennetaan aineiston metatiedot, sijainti, historia ja kunto. Kansainväliset metadatastandardit, kuten Dublin Core, MARC, CDWA, PREMIS ja METS, auttavat tiedon yhteentoimivuudessa ja siirtämisessä järjestelmien välillä. Digitaalinen aikakausi on lisännyt digitointia ja verkkopalveluita, mutta samalla korostaa säilytyksen varmistamista ja varmuuskopiointia sekä pitkäjänteistä tallennusstrategiaa.

Kokoelmahallinta edellyttää selkeitä politiikkoja, säännöllistä arviointia ja yhteistyötä hoitohenkilöstön, tutkijoiden, lainanantajien sekä yleisön kanssa. Tämä varmistaa, että kokoelmat ovat sekä suojattuja että käytettävissä tuleville sukupolville.