forretningsdokumentation

Forretningsdokumentasjon er settet av formelle dokumenter som brukes i en virksomhet for å støtte planlegging, styring og rapportering. Den omfatter både interne dokumenter og materiale som brukes i kommunikasjon med kunder, leverandører og myndigheter. Dokumentasjonen sikrer sporbarhet, ansvar og etterlevelse av krav til virksomheten.

Formålet er å gi beslutningsgrunnlag, støtte risikostyring og internkontroll, samt å dokumentere kontrakter, avtaler, policyer og prosesser. Den letter rapportering til ledelse, styre og myndigheter og fungerer som bevismateriale ved revisjon og tvisteløsning.

Innholdet inkluderer: forretningsplaner, budsjetter, regnskap, årsrapporter, kontrakter, prosess- og arbeidsdokumentasjon, risikovurderinger, møtereferater og prosjektdokumentasjon.

Livssyklus og styring: opprettelse, godkjenning, distribusjon og vedlikehold. Viktig med versjonskontroll, tilgangskontroll, endringslogg og regelmessig revisjon. Retensjon og arkivering i samsvar med lover og interne krav.

Personvern og sikkerhet: håndtering av dokumentasjon som inneholder personopplysninger må være i samsvar med GDPR og nasjonale regler. Sterke tilgangsbegrensninger, klassifisering, sikker lagring og sikkerhetskopier er vanlig praksis.

Standarder og praksis: virksomheter følger ofte interne eller eksterne krav og standarder, for eksempel ISO 9001 eller ISO 27001, samt bransjespesifikke regler. Effektive dokumentasjonsprogrammer bruker maler, eierskap, og regelmessig opprydding.

---