dokumentumtípus

A dokumentumtípus egy információkezelő rendszerben használt kategória, amely a dokumentum tartalmának, rendeltetésének és szerkezetének leírását szolgálja. A típus segít a dokumentumok besorolásában, keresésében és a rájuk vonatkozó folyamatok kezelésében, például jóváhagyásban, felülvizsgálatban vagy archiválásban. A dokumentumtípus nem azonos a fájlformátummal, amely a dokumentum technikai megjelenítését vagy mentési módját határozza meg (például PDF, DOCX vagy JPEG); a formátum a dokumentum megnyitható verzióját jelenti, míg a típus a tartalom szerint osztályoz.

Gyakori dokumentumtípusokkal találkozhatunk vállalati és közigazgatási környezetben egyaránt. Például szerződés, számla, jelentés, jegyzőkönyv vagy ajánlat lehet külön dokumentumtípus, míg közigazgatási környezetben előfordulhat nyilatkozat, határozat vagy útmutató. A típushoz gyakran társulnak előre meghatározott metaadatok és munkafolyamatok, amelyek segítik a rendszeren belüli hitelesítést, jóváhagyást és nyilvántartást.

Azonosított dokumentumtípusok általában kapcsolódnak életciklus-kezeléshez és archiválási szabályokhoz. A típus meghatározhatja például a gyűjtőhöz rendelt jogosultságokat, a verziókezelést és a megőrzési határidőket, ezáltal támogatva a megfelelőséget és a hatékony kereshetőséget.

Gondolkodásmódjában érdemes a dokumentumtípusokat konszenzusos elnevezési konvenciókkal létrehozni, és megőrizni a nyelvi és kontextuális egységességet. A változtatásokat gondosan dokumentálni kell, hogy a rendszert használók könnyen megtalálják a megfelelő típust.