dokumenttihallintajärjestelmiin

Dokumenttihallinta, tai dokumenttien hallinta, tarkoittaa järjestelmien ja käytäntöjen kokonaisuutta, jonka avulla organisaatiot luovat, tallentavat, löytävät, jakavat sekä säilyttävät asiakirjoja ja muita tietoaineistoja. Keskeisiä osa-alueita ovat metatieto, versionhallinta, pääsynhallinta, työnkulut sekä säilytys- ja hävittämispolitiikat. Dokumentteja voidaan hallita sekä fyysisesti paperikirjoina että digitaalisesti, mutta nykyisin suurin osa hallinnasta tapahtuu digitaalisten dokumenttienhallintajärjestelmien kautta.

Dokumenttien hallintaan käytetään usein dokumenttienhallintajärjestelmiä (DMS) tai laajemmin sisällönhallintajärjestelmiä (ECM). Elinkaarimallissa dokumentit syntyvät, luokitellaan, indeksoidaan, tallennetaan sekä haetaan ja jaetaan. Versiointi ja auditointi varmistavat, että oikea tiedosto on käytössä.

Turvallisuus ja yksityisyyden suoja sekä säännösten noudattaminen ovat keskeisiä; käyttöoikeudet, salaus, auditointilogit ja säilytysajat ovat tavallisia. Se liittyy tietosuoja- ja säädösten noudattamiseen, kuten EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR) sekä kansallisiin arkistointivaatimuksiin.

Hyödyt näkyvät paremmassa tiedonhausta, nopeammassa yhteistyössä sekä paremmassa vaatimustenmukaisuudessa ja riskien hallinnassa. Sovelluksia ovat mm. liiketoiminnan dokumentit, sopimukset, henkilötiedot ja rekisterit. Haasteina voivat olla järjestelmien yhteentoimivuus, tiedon laatu, migraatio ja pitkäaikainen säilytys. Dokumenttihallinta on kehittynyt fyysisestä arkistoinnista nykyaikaisiin järjestelmiin, jotka tukevat sekä operatiivista työnkulkua että viranomaisvaatimusten täyttämistä.