asiakirjakokonaisuus

Asiakirjakokonaisuus on arkistossa käytetty termi, joka viittaa yhteen toiminnan aikana muodostuneesta tai vastaanotetusta asiakirja-aineistosta muodostuvaan johdonmukaiseen kokonaisuuteen. Se on keskeinen arkkiston kuvaamisen ja hakemiston laadinnan yksikkö, jonka sisällön voidaan katsoa dokumentoivan tietyn viranomaisen, toimielimen tai yksilön toimintaa, päätöksiä ja tapahtumia. Asiakirjakokonaisuus on usein seurausta alkuperäisestä lähteestä, tarkoituksesta tai toiminnasta ja sen rajat määritellään alkuperän, toiminnan luonteen sekä aikavälin perusteella.

Kokonaisuuden rakenne ja rajat voivat vaihdella, mutta ne muodostavat yhdessä toiminnan tai prosessin kontekstin. Asiallisesti ne voivat sisältää useita sarjoja (series) sekä yksittäisiä asiakirjoja. Esimerkkejä asiakirjakokonaisuuksista ovat tietyn hallinnonalan hakemukset ja päätökset, projektin viranomaiskirjeet sekä henkilön virkatehtäviin liittyvä asiakirjainventaario. Digitalisaation myötä kokonaisuuteen kuuluu usein sekä paperiset että digitaaliset aineistot sekä niiden sähköiset yhteydet ja metatiedot.

Kuvaus, luokittelu ja löytämisen helpottaminen ovat keskeisiä arkistotyön tehtäviä. Asiakirjakokonaisuudesta laaditaan oleva, joka sisältää tiedot tarkoituksesta, sisällöstä, rajauksesta, aikaisesta kattavuudesta, vastuullisesta toimijasta sekä linkit mahdollisiin liittyviin kokonaisuuksiin. Lisäksi kuvailussa huomioidaan säilytys- ja käyttöoikeudet sekä mahdolliset aineistointimuutokset tai yhdistämiset.

Käytännössä asiakirjakokonaisuus on perusta sekä arkistointipäätöksille että haku- ja käyttöoikeuksien määrittämiselle. Se yhdistää materiaalia, kontekstia ja sen tuottaneen toimijan toimintaperinteen, ja sen avulla voidaan ylläpitää sekä pitkäaikaista säilytystä että tiedon saavutettavuutta.