Záznamy

Záznamy jsou souborem informací uchovaných v různých médiích a formách a slouží k dokumentaci skutečností, evidenci dějů a uchování historie. Mohou mít podobu listinnou (dopisy, smlouvy, zápisy z jednání), datovou (záznam v databázi s identifikátorem, časovou značkou a hodnotami polí) či audiovizuální (záznam zvuku nebo obrazu). Záznamy vznikají v mnoha oborech, od správy a obchodu až po vědu a média.

V informatice a správě záznamů se rozlišují podle životního cyklu: tvorba, používání, změny a nakonec skartace či archivace. U dokumentů hraje klíčovou roli evidence a ověřitelnost; u archivních záznamů je kladen důraz na autenticitu, spolehlivost, dohledatelnost a správnou klasifikaci prostřednictvím metadat. Z hlediska datové organizace se záznamy obvykle pojí jako položky v databázových tabulkách — řádky, které obsahují pole s údaji, například identifikátor, časovou značku a konkrétní hodnoty.

V praxi záznamy slouží jako důkazní materiál, podklady pro rozhodování, historický záznam a prostředek pro kontrolu a audity. Ve veřejné správě a podnikání se dodržují předpisy týkající se uchovávání a ochrany osobních údajů, bezpečnosti informací a veřejné transparentnosti, které určují minimální dobu a podmínky uchování záznamů.