Undirbúningsferli

Undirbúningsferli er fyrirkomulag aðgerða sem framkvæmd er fyrir alls konar verkefni til að undirbúa framkvæmd þess og auka líkur á árangri. Helsta tilgang ferlisins er að skýra markmið og umfang, safna nauðsynlegum gögnum, meta hugsanlega kostnað og tímamörk, greina áhættu og setja upp stjórnkerfi og samskipti. Með vönduðum undirbúningi er reynt að draga úr óvissu, samræma skyldur aðila og tryggja að verkefnið hafi skýra leiðsögn frá upphafi til loka.

Helstu þættir undirbúningsferlis eru: markmiðs- og umfangsskilgreining; þátttaka hagsmunaaðila og ábyrgð; kröfur og gæðaviðmið; fjárhagsáætlun og tímasetningar; áhættumat og forvarnir; gagnaöflun og þekkingargeymsla; skipulag vinnu, val skipulags og auðlindanotkun; útboð eða innkaup og gerð samninga; og uppsetning verkefnastjórnunarverkfæra, eins og verkáætlun, kostnaðarspár og samskiptakerfis.

Niðurstöður undirbúningsferlis eru oft: aðferðaskjal, kostnaðarspá, áhættumat, kröfugerð og samþykktir, ásamt verkáætlun og verkefnasafni. Ferlið fer fram í samstarfi milli stjórnenda, hagsmunaaðila, hönnuða, verkfræðinga og birgja. Notkun verkfæra eins og Gantt-kort, áhættumat, verkflæðikort og gagnagrunnur stuðlar að skýrum gögnum og aðgengi að upplýsingum.