Tiedostoinnin

Tiedostoinnin (tiedostointi) on termi, jota käytetään kuvaamaan tiedostoja ja asiakirjoja koskevaa hallintaa, arkistointia sekä niihin liittyviä ilmoitus- ja tilannepäivitysprosesseja. Toimintamenetelmät kattavat sekä manuaalisen että automatisoidun käsittelyn, kuten nimeämisen, luokittelun, versionhallinnan, säilyttämisen ja poiston hallinnan. Tiedostoinnin tavoitteena on varmistaa järjestelmän tajuus tiedoista, mahdollistaa helppo haku sekä ylläpitää oikeellisuutta ja jäljitettävyyttä.

In IT-ympäristössä tiedostoinnin viittaa usein mekanismeihin, jotka ilmoittavat käyttäjille tai järjestelmän osille muutoksista tiedostoissa. Näitä ovat muun muassa muokkausilmoitukset, pääsyoikeuksien muutokset sekä tapahtumalokit ja varoitukset. Tiedostoinnin ratkaisut voivat olla paikallisia tiedostojärjestelmiä tai pilvipohjaisia palveluita, jotka tarjoavat reaaliaikaisia tai ajastettuja ilmoituksia sekä rikkinäisen tai vanhentuneen tiedon havaitsemisen.

Sillä on keskeinen rooli tietoturvassa, säädösten noudattamisessa ja auditissa, koska se parantaa jäljitettävyyttä ja vastuullisuutta. Oikea tiedostoinnin käytäntö vähentää tiedonhallinnan riskejä, tukee säilytysaikojen hallintaa sekä helpottaa tiedon menetyksen tai luvattoman käytön ehkäisyä.