Tehingudokumentidele

Tehingudokumentidele viitab mõiste kogu tehingu puhul koostatud ja säilitatav dokumentatsioon, mis tõendab tehingu sisu, osapooli ja tingimusi. Need dokumendid on raamatupidamise, õigusliku riski maandamise ja maksustamise jaoks olulised.

Harilikult kuuluvad tehingudokumentidele lepingud, pakkumised, tellimused, arved ja kviitungid, aktid ning muud tõendusmaterjalid, mis seonduvad kaupade või teenuste ostu, müügi või koostööga. Digitaalsed dokumendid, sealhulgas e-arved, digitaalselt allkirjastatud dokumendid ja elektroonilised tõendid, on tihti osa tehingudokumentidest.

Juriidiline raamistik: tehingudokumentidele kehtivad Eesti raamatupidamise seadus ja maksuseadus ning andmete kaitse ning arhiveerimisnõuded. Säilitamistähtaeg on üldjoontes seitse aastat alates tehingu lõpust. Juurdepääsuõigused, dokumentide turvaline säilitamine ning digiallkirjade ja autentimise kasutamine on tehingudokumentide halduse praktilised aspektid.

Dokumentide halduse parameetrid hõlmavad standardiseeritud nimekiri, metaandmed, versioonikontrolli ja järjepidevaid arhiveerimisprotsesse. Elektrooniline arhiveerimine ning kättesaadavus tuleb tagada kooskõlas ettevõtte informatsiooni- ja dokumentide halduse poliitikaga ning tagada andmete terviklikkus ja järelevalvevõimalus.