Tehingudokumentide

Tehingudokumentide on kõik tehingut puudutavad dokumendid, mis dokumenteerivad kaupade või teenuste vahetamise tingimused, hinnad ja maksetingimused. Need annavad tõendi tehingu toimumise kohta ning tagavad jälgitavuse raamatupidamises, maksustamises ja õiguslikes protsessides. Sisu hõlmab poolte nimetusi, tehingu liiki, kirjeldust kaupade või teenuste, koguseid, hindasid, maksetingimusi, tarnekuupäevi ja viitenumbreid.

Peamiste tehingudokumentide hulka kuuluvad lepingud ja muud kokkulepped, tellimused ja nende kinnitused, ning finantsdokumendid nagu arved ja kviitungid. Tarne- ja logistika puhul kasutatakse saatekirju või tarnevõtmeid, mis täpsustavad saadetud kaupade sisu ja tarneaega. Sõltuvalt ettevõtte vajadusest võivad dokumendid sisaldada ka täiendavaid lisasid ja selgitusi.

Digitaalsus ja arhiveerimine: Tänapäeval on suur osa tehingudokumentidest elektroonilised või skaneeritakse ning neid säilitatakse digitaalselt ning vajadusel trükivormis. Eestis kehtivad raamatupidamisdokumentide hoidmise nõuded: tehingudokumente tuleb tavaliselt hoida seitse aastat, et tagada kontrollideks ja võimalikele nõuetele vastavus.

Tehingudokumentide õige koostamine ja säilitamine on olulised, kuna need tagavad õige raamatupidamise, vähendavad vaidluste riski ning võimaldavad vastavust õigus- ja maksunõuetele.