Seurantaraportteja

Seurantaraportti on dokumentti, joka tuottaa säännöllisen kuvan jonkin hankkeen, ohjelman tai toimenpiteen tilasta ja kehityksestä. Sen tarkoituksena on osoittaa edistystä, käyttää resursseja, arvioida aikataulua sekä tunnistaa riskit ja poikkeamat suunnitelmasta. Seurantaraportteja käytetään sekä yksityisessä että julkisessa toiminnassa projektinhallinnan, tutkimuksen ja ohjelmien arvioinnin yhteydessä.

Raportin keskeiset sisällöt ovat toteutuneet tulokset suhteessa tavoitteisiin, valmistuneet virstanpylväät, tehdyt ja suunnitellut kustannukset sekä resurssien käyttö. Lisäksi kuvataan aikataulun tilanne, epävarmuustekijät, riskien hallinta sekä mahdolliset toimenpiteet korjaavien toimien tekemiseksi. Usein raporteissa esitetään avainmittarit eli KPI:t sekä laadulliset huomautukset tilanteesta. Raportointi korostaa sekä objektiivisia todisteita että johtopäätöksiin johtaavia kommentteja.

Seurantaraportit laaditaan tavallisesti säännöllisesti: viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain sekä projektin etenemisen kannalta oleellisten virstanpylväiden yhteydessä. Ad hoc -raportteja voidaan laatia esimerkiksi poikkeustilanteissa tai päätöksentekoa varten. Raporteissa korostuvat selkeys ja luotettavuus sekä tilannekuvat visuaalisine karttoineen tai taulukoineen.

Sidosryhmät voivat olla projektin rahoittajat, johto, asiakkaat, projektitiimi sekä ulkoiset auditoijat. Seurantaa käytetään päätöksenteon tueksi, resurssien kohdentamiseen, vastuiden määrittämiseen ja toimitusaikataulujen valvontaan. Seurantaraportti voi toimia osana laajempaa suorituksenseurantajärjestelmää ja hallinnon raportointia.

Monissa viitekehyksissä seurantaraportit laaditaan standardoitujen mallien mukaan ja ne voivat sisältää sekä numeerisia mittareita että laadullisia havaintoja. Tiedon laatu ja luotettavuus sekä luottamuksellisuus ovat olennaisia tekijöitä. Raportoinnissa noudatetaan organisaation ohjeistuksia ja lainmukaisia vaatimuksia.