Seurantaraportin

Seurantaraportin käsite viittaa dokumenttiin, joka tarjoo jatkuvaa tietoa hankkeen, ohjelman tai muun toimintakokonaisuuden etenemisestä, suorituskyvystä ja tilasta. Se laaditaan tyypillisesti säännöllisin väliajoin toteutusvaiheen aikana ja suunnattu projektin rahoittajille, johtoportaille sekä muille sidosryhmille. Tavoitteena on välittää ajantasaiset päivitykset, tunnistaa poikkeamat suunnitelmasta, arvioida riskit ja tukea päätöksentekoa sekä hallintoprosesseja.

Seurantaraportin sisällöt vaihtelevat, mutta niihin kuuluu tavallisesti lyhyt kuvaus hankkeen tavoitteista ja laajuudesta, tarkastelujakso sekä keskeiset suorituskykymittarit ja virstanpylväät. Raportti voi sisältää budjetti- ja kustannustilanteen, aikataulun etenemisen, resurssien käytön, laadunvarmistuksen sekä riskien ja toimenpiteiden hallinnan. Mikäli hanke on sidoksissa laajempaan ohjelmaan tai sopimukseen, seurantaraportti voi sisältää muutokset tavoitteisiin, laajuuteen tai toimitusaikatauluun sekä toimeenpanon ajantasaisen tilan.

Käytännössä seurantaraportin tehtävänä on toimia sillanrakentajana suunnitelman ja toteutuksen välillä: se vertailee toteutunutta tilannetta alkuperäiseen suunnitelmaan, dokumentoi korjaavat toimenpiteet ja tiedottaa seuraavista askelista. Julkisella sektorilla sekä EU- tai muussa rahoituksessa seurantaraportti voi olla pakollinen osoitus vastuullisuudesta ja rahankäytöstä.

Etymologia: suomenkielinen termi koostuu sanoista seuranta ja raportointi. Katso myös projektinhallinta, seuranta, raportointi.

---