Säilytysvelvoite

Säilytysvelvoite tarkoittaa velvollisuutta säilyttää tietyt asiakirjat, tiedot ja tiedostot säädetyn ajan. Velvoite syntyy lainsäädännöstä, valvontaviranomaisilta, verotuksesta sekä sopimuksiin ja toimialaan liittyvistä vaatimuksista. Sen tarkoituksena on varmistaa oikeudellinen ja taloudellinen läpinäkyvyys, mahdollistaa viranomaisten tarkastukset sekä tuki oikeudellisten vaateiden ratkaisemiselle.

Säilytettäviä aineistoja voivat olla esimerkiksi tilinpäätökset, kirjanpitoaineistot, laskut, sopimukset, palkkatiedot, työterveys- ja turvallisuudenseurantaa koskevat asiakirjat sekä yleinen hallinnollinen kirjasto. Elektroniset tiedostot sekä paperiset tositteet voivat kuulua samaan velvoitteeseen. Säilytysvelvoite kattaa sekä yksityisen että julkisen sektorin toimijat sekä yksittäiset henkilöt, joilla on säädeltyjä talous- tai hallintotehtäviä.

Säilytysajan pituus määritellään kunkin alan ja hallinnonalan mukaan. Seuraamukset vaihtelevat, mutta tavoitteena on varmistaa, että tiedot ovat saatavilla silloin kun niitä tarvitaan verotuksessa, tilintarkastuksissa, oikeudenkäynneissä tai säädösten noudattamisen valvonnassa. Tietosuoja-asetukset vaikuttavat myös säilytykseen: henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeellista ja lainmukaista, ja niitä tulee suojata asianmukaisesti.

Käytännössä säilytysvelvoite toteutetaan yritys- ja organisaatioaikaisella säilytyssuunnitelmalla, jonka mukaan aineistot luokitellaan, säilytetään turvallisesti ja poistetaan tietyissä ajanjaksoissa. Keskeisiä periaatteita ovat tiedon eheys, saavutettavuus sekä asianmukainen poistaminen mahdollisten säilytysajan päätyttyä.

Lisäksi on huomioitava poikkeukset kuten oikeudelliset jäädytystilanteet tai hallinnolliset erät, joiden käsittely voi pidentyä, sekä tarve dokumentoida säilytyksen perusteet ja muutokset.