Prosessimuutos

Prosessimuutos tarkoittaa organisaation prosessien rakenteen, sisältöjen tai suorituskyvyn muuttamista. Tavoitteena on parantaa tehokkuutta, laatua, asiakastyytyväisyyttä ja/tai kustannuksia sekä varmistaa parempi sopeutuminen strategisiin tavoitteisiin. Muutos voi koskea tuotanto-, palvelu- tai hallintoprosesseja ja se voi toteutua suunnitellusti tai reagoivasti.

Yleisesti prosessimuutos etenee kartoituksesta suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Työkaluina käytetään muun muassa prosessikartoitusta, arvovirran analyysiä ja BPMN-kuvauksia sekä teknologisia ratkaisuja kuten automaatiota ja digitaalista prosessointia. Saattaa sisältää sekä suunnitellun uudistuksen että jatkuvan parantamisen (esimerkiksi Kaizenin) keinot ja mahdollisen automatisoinnin tai digitalisoinnin.

Saatavat hyödyt voivat sisältää lyhyemmät läpimenoajat, virheiden vähenemisen, paremman läpinäkyvyyden sekä korkeampaa laatua ja kustannussäästöjä. Riskejä ovat vastarinta, epäselvä johtajuus sekä suurten muutosten aiheuttama organisaatiohäiriö. Hallintakeinona käytetään muutosjohtamista, selkeää viestintää, koulutusta, sidosryhmien osallistamista sekä vaiheittaista toteuttamista, sekä mittareita ja monitorointia (KPI:t).

Prosessimuutos on osa jatkuvaa parantamista ja liiketoiminnan muutosjohtamista. Se vaatii sekä ihmisten että teknologian yhteispeliä sekä vahvaa johtajuutta ja datan hyödyntämistä päätöksenteossa. Menestystekijöitä ovat selkeät tavoitteet, realistinen aikataulu ja sidosryhmien sitouttaminen.