Problémamegfogalmazás

Problémamegfogalmazás alatt olyan tevékenységet értünk, amelynek célja egy adott helyzet problémájának pontos, érthető és mérhető megfogalmazása. Ez a lépés a problémamegoldás alapja, mert egységes nyelvet és közös célokat teremt a kapcsolódó érintettek között, és irányt ad a kutatásnak és a megoldások kiválasztásának. A jól megfogalmazott problémameghatározás segít megkülönböztetni a problémát a tüneteitől, meghatározza a hatókört, és megfogalmazza, milyen eredménnyel tekinthetünk sikernek.

A problémamegfogalmazás általában több elemből áll: a problémát leíró állítás, a háttér és kontextus, a kívánt állapot meghatározása, a mérhető kritériumok és célok, a feltételezések és kockázatok, valamint a projekt hatóköre és korlátai. A folyamat gyakran iteratív és együttműködő: érintettek bevonása, gyökér-ok elemzése (például az 5 Whys módszer), és egy problémamegoldó állítás megfogalmazása, amely SMART célokra épülő mérőszámokat fogalmaz meg.

Például egy jól megfogalmazott állítás lehet: „A vevői támogatási válaszidő átlagát 24 óráról 6 órára kell csökkenteni a következő 12 hónapban úgy, hogy a szolgáltatási szintek teljesüljenek.” A probléma megfogalmazása így könnyíti meg a döntéshozatalt, összehangolja az érintetteket, és lehetővé teszi az eredmények objektív értékelését.