Ostotilauspyynnöstä

Ostotilauspyynnöstä on sisäisen hankintaprosessin vaihe, jossa yksikkö tai osasto esittää tarpeen saada tavaroita tai palveluita. Pyyntö ei vielä sitouta toimittajaa, vaan sen tarkoituksena on kerätä tarvittavat tiedot ja tuottaa hyväksyntäprosessi sekä budjetointiin liittyvä varaus.

Pyyntöön sisällytetään tavaran tai palvelun kuvaus, määrä, arvioitu hinta, toimitusaika sekä toimitusosoite. Lisäksi merkitään budjetti- tai kustannuspaikkatiedot, mahdolliset toimittajapreferenssit, toimitus- tai käyttötarpeen täsmennyksiä sekä vaaditut hyväksyntä- tai valtuutusluvat. Usein huomioidaan myös viitteet tarjouspyyntöihin, laatukriteerit ja sovellettavat sopimukset.

Prosessi etenee yleensä siten, että pyyntö rekisteröidään järjestelmään, sitä tarkastellaan ja hyväksytään budjetin sekä sisäisten hallinnollisten sääntöjen mukaisesti. Hyväksymisvaiheessa voidaan suorittaa kustannuspaikan varaus, riittävyyden varmistus ja mahdollisesti vertailu vaihtoehtoisiin tavaroisiin tai palveluihin. Kun pyyntö on hyväksytty, siitä muodostetaan ostotilaus, joka toimitetaan hyväksyttynelle toimittajalle.

Ostotilauspyyntö on osa kontrolloitua hankintaprosessia. Se mahdollistaa kattavan tiedonkeruun, oikeellisuuden tarkastuksen ja auditoinnin sekä varmistaa, että ostotilaus syntyy vain asianmukaisten hyväksyntöjen jälkeen. Tietojen oikeellisuus ja selkeys vähentävät viiveitä ja virheitä sekä parantavat kustannusten seurattavuutta.

Ero ostotilauspyynnön ja ostotilauksen välillä on se, että pyyntö on sisäinen hanke- tai tarvetietojen keruumenettely, kun taas ostotilaus on ulkoiseen toimittajaan suuntautuva sitova tilaus. Ostotilauspyyntö ja ostotilaus ovat kuitenkin useimmiten tiiviissä yhteydessä toisiinsa ja osa samaa hankintaprosessin virtaa.