Jegyzkönyvet

A jegyzőkönyv egy írásos feljegyzés a megbeszélések, tanácskozások során történt eseményekről, a felmerült vitákról és a hozott határozatokról. A szó a hivatalos dokumentumokra utal, amelyet általában az ülés jegyzője készít, és amely lehetőséget ad a későbbi visszakeresésre és az elvégzett döntések nyomon követésére.

A jegyzőkönyv tartalma általában magában foglalja az ülés adatait (dátum, helyszín), a résztvevők és meghívottak névjegyzékét, a napirendi pontok leírását, a viták rövid összefoglalását, a hozott határozatokat vagy szavazások eredményét, valamint a következő ülés tervezett időpontját. Fontos elemek lehetnek a hozzászólások pontos idézései és a határozatok hatályos szövege, illetve a hitelesítő aláírása.

Készítése és hitelesítése általában a jegyző vagy a szekció vezetője feladata. A jegyzőkönyvet gyakran jóváhagyják a következő ülésen, és hitelesített példánya szolgálja az intézmény írásos emlékművét. Elektronikus formában is készíthető és tárolható, de megőrzése és hozzáférhetősége jogi vagy belső előírások szerint biztosított.

A jegyzőkönyv fontossága abban rejlik, hogy váltakozó határozatokat, felelősségi köröket és napirendi döntéseket rögzít, ezáltal bizonyítékként szolgálhat vitás esetekben és intézményi nyilvántartások része.