Hyväksyntäketjuja

Hyväksyntäketjut ovat organisaatiossa käytettäviä prosesseja, joiden kautta dokumentit, pyynnöt tai muutokset etenevät ennen lopullista toteutusta. Ketjuun osallistuvat roolit määritellään valtuuksien ja vastuiden perusteella, ja edellytetty hyväksyntä varmistaa, että ohjeistukset sekä säännösten noudattaminen toteutuvat. Hyväksyntäketjut voivat kattaa esimerkiksi talous- ja hankintaprosessit, muutospyynnöt, budjettihyväksynnöt sekä IT- tai henkilöstötoimenpiteet.

Ketjut voidaan jakaa peräkkäisiin (serial) hyväksyntöihin, rinnakkaisiin (parallel) hyväksyntöihin tai niiden yhdistelmiin. Serial-ketjussa doh hyväksynnät suoritetaan yksi kerrallaan ennen seuraavaa vaihetta, kun taas parallel-ketjussa useampi hyväksyjä voi vastata pyynnön hyväksynnästä samanaikaisesti. Hyväksyntäketjut voidaan toteuttaa manuaalisesti tai automatisoituna osana laajempaa työnkulkujärjestelmää, kuten ERP-, BPM- tai dokumentinhallintajärjestelmää.

Käyttökohteita ovat erityisesti ostotilaukset, suuret tai riskit sisältävät muutospyynnöt, budjetin tai keskitetyn hallinnon hyväksynnät sekä IT- ja turvallisuuskäytännöt. Hyötyjä ovat kontrollin paraneminen, läpinäkyvyys, paremmin suojatut toimintaprosessit sekä auditointimahdollisuudet. Haasteisiin kuuluu mahdolliset viiveet, pullonkaulat, väärien kytkentöjen riskit sekä tarve pitää järjestelmä ja roolit ajan tasalla.

Toteutuksessa on määriteltävä politiikat ja kynnysarvot, nimetä hyväksyjät ja varmistaa asianmukainen auditointi. Hyväksyntäketjujen tehokas hallinta parantaaCompliancea sekä.