Dokumentumszövegekhez

Dokumentumszövegekhez egy olyan kifejezés, amely a hivatalos vagy adminisztratív dokumentumok írására és szerkesztésére vonatkozó gyakorlatokra utal. Ebben a kontextusban a dokumentumszövegekhez kapcsolódó anyagok magukban foglalják a műfajokat (például szerződések, jelentések, jegyzőkönyvek, szabályzatok és felhasználói útmutatók), továbbá azokat a szabályokat és elvárásokat, amelyek alapján ezeket a szövegeket előállítják és karbantartják.

Jellemző sak: a nyelvezet formális, tárgyilagos és pontos, a terminológia kiértékelése és egységessége kiemelten fontos. Gyakran használnak definiált kifejezéseket, rövidítéseket és egységes terminológiai szótárat. A szövegek felépítése rendszerint világos célhatárokkal, hatáskörökkel, definíciókkal és tartalomjegyzékkel rendelkezik; gyakori a bekezdéseket és pontokat összekötő, érthető szerkezet. Előnyben részesül a konkrét állítások, a bizonyítható adatok és a jogi vagy szervezeti követelmények betartása, miközben a nyelv lehetőlegközepes vagy pedig minimalizált hangnemben marad.

Folyamat és eszközök: a dokumentumszövegekhez gyakran templatek és stíluskalauzok használata járul, továbbá glosszáriumok, terminológiai adatbázisok és verziókövetés, amely biztosítja a következetességet és a nyomon követhetőséget. A folyamat része a tervezés, írás, szerkesztés, jóváhagyás és publikálás, majd archiválás, gyakran bevonva jogi vagy megfelelőségi ellenőrzést és felülvizsgálatot. A cél a világos, ellenőrizhető és hozzáférhető dokumentumok létrehozása.