Dokumentformater

Dokumentformater refererer til måter å lagre elektroniske dokumenter på, og beskriver hvordan tekst, bilder, layout og metadata er organisert i et filinnhold. De bestemmer også hvilke programmer som kan åpne, redigere og vise dokumentet, samt hvilke plattformer det kan brukes på. Formater kan være tekstbaserte eller binære, åpne eller proprietære, og de varierer i struktur, støtte for formatering og sikkerhet.

Vanlige typer dokumentformater inkluderer tekstbaserte og redigerbare formater som TXT, RTF, DOCX og ODT, samt markupspråk som HTML og XML som ofte brukes til strukturert innhold. PDF regnes som et endelig visningsformat som bevarer layout og utseende, mens PDF/A er en variant spesielt utviklet for arkivering. For åpne standarder og kontorarbeid er også ODF (Open Document Format) og åpne kontorpakker ofte brukt. Andre relevante formater inkluderer LaTeX som brukes for vitenskapelig dokumentasjon, samt e-bokformatet EPUB og presentasjonsformater som PPTX.

Valg av dokumentformat påvirker redigerbarhet, deling, kompatibilitet og arkiverbarhet. Proprietære formater kan tilby avansert funksjonalitet i én programvarefamilie, men risikoen for aktualitet og tilgang ved for eksempel programvareavvik kan være høyere. Åpne standarder fremmer interoperabilitet og langtidsbevaring, men kan ha mindre støttede avanserte funksjoner i enkelte applikasjoner.

For langvarig bevaring anbefales ofte bruk av åpne eller arkivvennlige formater som PDF/A og ODF, kombinert med tydelig dokumentasjon av hvilke programmer som ble brukt og hvilke versjoner som er nødvendige for fremtidig tilgang.