Dokumendihaldussüsteem

Dokumendihaldussüsteem on digitaalne või füüsiline süsteem, mis võimaldab organisatsioonidel ja isikutele efektiivselt hoida, organisatsiooni ja juhatada dokumente. Seda kasutatakse, et tagada dokumenteid korrektse ja turvalise haldamise, vähendada dokumentide kaotamist või vigastusi ning parandada töövõimetust.

Dokumendihaldussüsteemid võivad olla erineva suurusega ja kompleksusega, alates lihtsatest failihaldussüsteemidest kuni komplekssete dokumentihaldusprogrammideeni, mis sisaldavad funktsioone nagu dokumenteid skaneerimine, indekseerimine, otsing, versioonihaldus ja turvalisusmeetmed. Nende süsteemide eesmärk on tagada, et dokumendid oleksid kerge juurdepääsu, turvalised ja vastavad seaduslike nõuetele.

Tänapäeval on populaarsed dokumendihaldussüsteemid põhinevad digitaaltehnoloogial, näiteks dokumentihaldusprogrammid nagu Microsoft SharePoint, Google Drive, Alfresco või OpenText. Nende süsteemide peamised funktsioonid on dokumenteid salvestamine, jaotamine ja juurdepääs, versioonihaldus, otsing ja turvalisusmeetmed, näiteks salvestamine ja rolliõigused.

Dokumendihaldussüsteemide kasutamine võib organisatsioonile andada mitmeid ettevaatamisi, näiteks parandada töövõimetust, vähendada dokumentide kaotamist, tagada dokumenteid turvaliselt ja tagada, et dokumendid on juurdepääsavad kõigile õigustatud kasutajatele. Lisaks võimaldavad need süsteemid organisatsioonidel järgida seaduslikke nõudeid, nagu dokumenteid hoida kindlaks ajaks või tagada dokumenteid integriteedi ja autentsuse tagamiseks.

Dokumendihaldussüsteemide valik sõltub organisatsiooni vajadustest, suurusest ja budžeetist. Paljud organisatsioonid kasutavad ka hübriidsüsteeme, mis ühendavad füüsilisi ja digitaalseid dokumente, et tagada kõige efektiivsem ja turvalisem dokumentide haldus.