Betalningspåminnelser

En betalningspåminnelse är ett meddelande från en fordrare till en gäldenär som informerar om att en faktura inte har betalats och uppmanar till betalning. Den används av företag, offentliga myndigheter och andra som har fordringar mot en kund eller medborgare.

Syftet med en betalningspåminnelse är att klargöra vad som skuldigen är, ange rätt belopp och förfallodatum, samt beskriva hur eventuell ränta eller avgifter beräknas enligt avtal eller gällande regler. Påminnelsen bör innehålla tydlig fakturaidentifiering (fakturanummer och kundnummer), det belopp som ska betalas, betalningsinstruktioner och kontaktuppgifter till avsändaren.

Vanligtvis skickas flera påminnelser om betalningen inte sker i tid. Den första kan följas av en andra påminnelse, ibland med en avgift eller ränta enligt avtalet. Om betalningen fortfarande uteblir kan ärendet överlämnas till ett inkassobolag eller i slutändan leda till rättsliga åtgärder.

Reglerna kring betalningspåminnelser varierar mellan länder och beroende på vilken relation som finns (konsument vs. företag). Generellt ska påminnelser vara sakliga, tydliga och inte vilseledande. Företag bör följa tillämpliga lagar och avtalsvillkor samt uppträda inkassoetiskt och respektera gäldenärens rättigheter.

Effektiviteten ökar när påminnelser är välformulerade: vänlig ton, klara uppgifter, rimlig tidsplan och möjlighet att kontakta den som ansvarar för ärendet. Digitalisering möjliggör e-post, sms eller andra säkra kanaler samtidigt som dokumentationen sparas.