Arkistointisuosituksissa

Arkistointisuosituksissa viittaa ohjeistoihin ja periaatteisiin, jotka ohjaavat arkistoinnin käytäntöjä sekä organisaatioissa että laajemmassa ammatillisessa kontekstissa. Ne muodostavat tavan yhtenäistää asiakirjojen hallinta, kuvailu, säilyttäminen ja pääsynkäyttö sekä varmistaa pitkäaikainen säilyvyys ja aitous.

Suositukset käsittelevät laajasti arkistointiin liittyviä teemoja. Keskeisiä osa-alueita ovat asiakirja- ja tiedon hallintaprosessien elinkaaren hallinta, jonka tavoitteena on oikea-aikainen määrittely sekä säilyttämis- ja hävittämiskäytäntöjen dokumentointi. Kuvailulla ja metadatalla pyritään varmistamaan löydettävyys sekä yhteentoimivuus erilaisten arkistojen ja järjestelmien välillä. Digitaalien aineistojen säilyvyys huomioidaan erityisesti tiedostomuotojen, eheystarkastusten, varmuuskopioiden ja mahdollisten formaattipäivitysten kautta.

Lisäksi arkistointisuosituksissa korostetaan oikeellisuutta, eheyttä ja aitoutta. Tämä tarkoittaa esimerkiksi provenance-periaatteen noudattamista, käyttäjien oikeuksien huomioon ottamista sekä säännösten ja tekijänoikeuksien noudattamista. Käytännön sovellutukset voivat sisältää sekä julkisten että yksityisten organisaatioiden toimintoja: säilytysajat, arkistoinnin vastuunjako sekä kuvailun ja haettavuuden ylläpito.

Käytännön tasolla arkistointisuositukset tarjoavat kehyksen, jonka puitteissa Kansallisarkisto sekä muut arkistoalan toimijat tuottavat suosituksia, ohjeita ja standardeja. Näiden ohjeiden avulla organisaatiot voivat kehittää hallintansa, parantaa tiedon saatavuutta ja turvata historiallisen aineiston pitkäjänteisen säilymisen.