Arkistimine

Arkistimine ehk arhiveerimine on pikaajalise säilitamise protsess, mille käigus dokumendid ja andmed organiseeritakse, säilitatakse ning hoitakse nii füüsilises kui digitaalses vormis. Selle eesmärk on tagada andmete autentsus, terviklikkus ja ligipääsetavus tulevikus ning täita õiguslikud, halduslikud või teaduslikud nõuded.

Protsess hõlmab hindamist (appraisal), mille käigus otsustatakse, mida säilitada, samuti klassifikatsiooni ja metaandmete loomist (päritolu, kontekst, kuupäevad, õigused). Säästetud materjal organiseeritakse arhiivistruktuuris ning hallatakse vastavalt kindlatele säilitustingimustele ja ligipääsueskirjadele. Digitaalse arkistimise puhul pööratakse tähelepanu loetavusele, terviklikkusele ja andmete pikaajaliste vormi- ja tehnoloogiamigreerimisele. Olulised on regulaarne kontroll ning andmete autentsuse ja järjepidevuse tagamine.

Digitaalne arkistimine põhineb sageli arhivaatsioonimudelil OAIS (Open Archival Information System) ning kasutusel on metaandmete standardid nagu PREMIS ja Dublin Core. Oluline on tagada autentikaadi jälgitavus ja versioonihaldus, koos regulaarsel kontrollil ning vajadusel formaadis või tehnoloogias migratsiooniga.

Arkistimise rakendusalad hõlmavad avalikku sektorit, muuseume ning eraettevõtteid ning on kriitiline teadusliku ja kultuuripärandi ning ettevõtte korraldusandmete pikaajaline säilitamine. Väljakutsed hõlmavad andmete kasvu, formatite obsolestsentsi, tehnoloogilist muutumist ning privaatsuse ja õiguspärase ligipääsu tagamist.