ostukordade

Ostukordade tähendus ja eesmärk

Ostukordadeks nimetatakse organisatsioonides kasutatavaid formaalseid dokumente, mis kinnitavad ja volitavad kaupade või teenuste ostu vastavalt kirjeldatud tingimustele. Ostukord seob tarnija ja ostja ning on aluseks arve esitamiseks ja maksmiseks, pakkudes samal ajal auditoitvat ja jälgitavat ostuprotsessi.

Ostukordade loomine ja kasutus

Ostukordade loomine algab vajaduse tuvastamisest või ostupäringust. Pärast eelarve ja poliitikate kontrollimist luuakse ostukord hankesüsteemis ning saadetakse tarnijale. Protsessis läbib ostukord tavaliselt heakskiitmise voo vastavalt ettevõtte reeglitele ja eelarvepiiridele, pärast mida see vormistatakse ja edastatakse tarnijale.

Sisu ja väljad

Ostukord sisaldab tavaliselt järgmisi andmeid: tarnija ja tarneaadressid, arve saatmise teave, kirjeldus ja kogus ning ühikuhind, kogusumma ja maksud (valuuta), tarnekuupäev või tarnegraafik, maksetingimused ja lepingu viited, kulujaotus (kulu keskuse või projekti jaoks), ostukorra staatus ja viited seotud dokumentidele ning võimalus lisada kommentaarid või eritingimused.

Töövood ja protsess

Ostukord läbib tavaliselt heakskiitmise voo, saadetakse tarnijale ja viib lõpule tarnija kinnitus. Seejärel toimuvad kaupade või teenuste vastuvõtt ja kolmeosaline vastavusprotsess (töödeldud ostukord, vastuvõtmine, arve). Edasine arve töötlemine järgib standardset 3–way matchingi ning vajadusel teostatakse muudatusi või tühistusi.

Eelised ja väljakutsed

Ostukordade kasutamine suurendab kontrolli ja läbipaistvust kuludes, parandab auditeeritavust ning aitab vältida soovimatud kulutusi. Väljakutsed võivad hõlmata andmete kvaliteeti, viivitusi heakskiitmisvoogudes ning maverick-oostude riski.

Seaduslik ja raamatupidamistegevus

Ostukordade protsess on tihedalt seotud finantskontrolli ja ettevõtte ostupoliitikaga, sealhulgas arvega seotud nõuete täitmise ja maksutagandiga ning sageli integreeritud ettevõtte ERP-süsteemidega.