møtedetaljer

Møtedetaljer refererer til den informasjonen som dokumenteres og deles om en planlagt eller gjennomført møte. Det inkluderer ofte dato, tidspunkt, varighet, sted eller plattform, samt en kort beskrivelse av agendaen. Også navnet på møtedeltakere, stilling eller rolle, og eventuelle forberedende dokumenter eller referater knyttes til møtedetaljene. Møtedetaljer er viktig for å sikre klar kommunikasjonsflyt, koordinere ressurser og legge til rette for oppfølgingsaktiviteter.

En standard struktur for møtedetaljer inneholder vanligvis følgende deler: Historikk (inkludert tidligere møteorienterte beslutninger), Dato og tid, Målsetning og forutsetninger, Deltakere og roller, Agenda og tidsplan, Beslutninger og tildelte oppgaver, Eventuelle vedlegg eller referater. Når møtet foregår online, kan også inkluderer nettadresser til videosamtaler, delte filer og samhandlingsverktøy. Stordeling av møtedetaljer etter møtetid kan forbedre ansvarliggjøring og gjøre det enklere å spore fremdrift.

Møtedetaljer brukes av kommunikasjonsteam, prosjektledelse og verktøy for møteplanlegging som kalenderapplikasjoner og samarbeidsplattformer som Microsoft Teams, Google Workspace, og Notion. På tvers av organisasjoner er en konsekvent og tydelig dokumentasjon av møtedetaljer nøkkelen til å redusere misforståelser og omarbeiding, samt å opprette en historikk som kan brukes ved ettertidlig evaluering og rapportering.