planningssessies

Planningssessies zijn georganiseerde bijeenkomsten waarin een team de komende periode of fase van een project of productplanning afstemt. Het doel is om doelen, scope, prioriteiten, benodigde middelen en deadlines vast te leggen en iedereen op dezelfde lijn te brengen. Planningssessies worden zowel in klassieke projectomgevingen als in agile- en productontwikkelingsprocessen toegepast.

Een planningssessie is meestal vooraf voorbereid met relevante input, zoals backlog-items, requirements, risico’s en beschikbare capaciteit. Een gebruikelijke structuur omvat opening en doelstelling, bespreking van scope en prioriteiten, opdelen van werk in taken of user stories, inschatting van inspanning en duur, bepalen van afhankelijkheden en risico’s, opstellen van een voorlopige planning en het vastleggen van concrete actiepunten en beslissingen.

Deelnemers variëren per context, maar omvatten doorgaans een facilitator of projectleider, teamleden, een product Owner of opdrachtgever, stakeholders en vakexperts. Uitkomsten zijn een vastgestelde planning, een geprioritiseerde takenlijst, een verantwoordelijkheids- en capaciteitsplan, een risico- en afhankelijkhedenregister en een log met afspraken.

Goede praktijken zijn onder meer duidelijke doelstellingen, tijdslimieten (timeboxing), voorbereide materialen, inclusieve en feitelijke besluitvorming, en de documentatie van aannames en beslissingen. Valstrikken zijn onder meer scope creep, gebrek aan betrokkenheid van sleutelstakeholders, onvoldoende inschattingen en onduidelijke criteria voor succes.

In Agile-omgevingen wordt planning vaak uitgevoerd als sprintplanning of releaseplanning; planningssessies daarbuiten richten zich op langere trajecten zoals programma- of kwartaalplanning. Het doel is continue afstemming en transparante voortgang.