opdrachtomschrijving

Een opdrachtomschrijving is een formeel document waarin de opdrachtgevers en opdrachtnemers de aard, doel en randvoorwaarden van een opdracht vastleggen. Het wordt veel gebruikt in projectmanagement, advieswerk, bouw, IT en onderzoek. Het fungeert als een gemeenschappelijke referentie en vormt de basis voor planning, uitvoering en evaluatie.

Inhoudelijke onderdelen zijn onder meer: doelstellingen; scope van de werkzaamheden; leverbare producten of resultaten; tijdsduur, mijlpalen en planning; kwaliteitsnormen en acceptatiecriteria; rollen, verantwoordelijkheden en communicatieafspraken; prijs- en betalingsvoorwaarden of budget, kostenverdeling; randvoorwaarden en afhankelijkheden; aannames en risicobeperkingen; wijzigingsprocedure en change control; goedkeuring en sign-off.

De opdrachtomschrijving geeft ook de relatie weer met andere documenten. Vaak is zij gekoppeld aan aanbiedings- of contractdocumenten en vormt zij de basis voor afspraken zoals een service level agreement of andere dienstverleningsbelijkheden. Ze fungeert als referentie voor beide partijen gedurende de looptijd van de opdracht.

Tips voor een effectieve opdrachtomschrijving zijn onder meer het formuleren van SMART doelstellingen, duidelijke en meetbare leveringsvoorwaarden, heldere randvoorwaarden en acceptatiecriteria, en heldere afspraken over communicatie en sign-off. Daarnaast is versiebeheer en een wijzigingsproces belangrijk om de documentatie actueel en juridisch houdbaar te houden.

Een opdrachtomschrijving verschilt van een korte briefing of opdrachtbrief doordat zij doorgaans uitgebreider, formeler en contractueel van aard is, en vaak als fundament dient voor verdere contractuele documenten.