opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke bevestiging van een ontvangen opdracht of instructie van een opdrachtgever door een opdrachtnemer. Het wordt veel gebruikt in zakelijke dienstverlening, productie en logistiek en kan ook per e-mail plaatsvinden.

Doel van een opdrachtbevestiging is het verduidelijken van wat is afgesproken, het voorkomen van misverstanden en het fungeren als basis voor de uitvoering en nadere afspraken. In veel gevallen vervangt het een (late) offerte of wordt het gezien als integraal onderdeel van een contract.

Inhoudelijk bevat een opdrachtbevestiging doorgaans de gegevens van partijen, een duidelijke omschrijving van de te leveren product of dienst en de hoeveelheid, prijs, leverings- of uitvoeringsdatum, betalingstermijnen en leveringsvoorwaarden. Ook staan vaak de bijzonderheden van de opdracht, eventuele afwijkingen ten opzichte van de offerte, aansprakelijkheids- en garantievoorwaarden, vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom en de wijzigingsprocedure.

Juridische status: een opdrachtbevestiging kan juridisch bindend zijn indien zij de essentiële elementen van een overeenkomst bevat en door beide partijen is geaccepteerd. Vaak is de bevestiging een uitwerking van een eerder contact of offerte; alsnog kan zij als contract dienen als de partijen hiermee akkoord gaan en dit bevestigen.

Verschil met offerte en inkooporder: een offerte is een voorstel dat nog niet bindend is, een opdrachtbevestiging bevestigt de aanvaarding en kan contractuele status creëren; een inkooporder is meestal de interne bestelroute die de opdracht bevestigt nadat de bevestiging is ontvangen.

Praktisch gezien is het raadzaam op juistheid en consistentie met de oorspronkelijke opdracht te controleren en duidelijke wijzigingsprocedures en digitale handtekeningen te hanteren om rechtsgeldigheid te waarborgen.