leveringsvereisten

Leveringsvereisten zijn de voorwaarden waaraan geleverde goederen of diensten moeten voldoen zoals vastgelegd in een contract of aanbestedingsdocument. Ze beschrijven wat er geleverd wordt, in welke hoeveelheid, tegen welke datum en op welke plek, en onder welke kwaliteits- en conformiteitsnormen. Veelvoorkomende elementen zijn: hoeveelheid en toleranties, leverdatum en levertijdvenster, plaats van levering, verpakking en etikettering, kwaliteitsnormen en acceptatiecriteria, benodigde documentatie (pakbon, certificaten van analyse en oorsprong), transportvoorwaarden en verzekering, risico-overdracht en eventuele inspectie- en retourregels.

Leveringsvereisten worden doorgaans opgenomen in inkoopdocumenten zoals de aanbesteding, de offerte, of de koopovereenkomst. Ze kunnen verwijzen naar interne of externe normen (bijv. ISO-normen) en naar Incoterms voor transport en risicoverantwoordelijkheid. Ze vormen de basis voor acceptatie bij ontvangst en bepalen wat er gebeurt bij niet-conformiteit, zoals vervanging, terugname of financiële correcties. Ze helpen ook bij het plannen, kwaliteitscontrole en leverancierbeheer en dienen als basis voor prestatie-indicatoren.

Om leveringsvereisten effectief te beheren, moeten ze duidelijk, meetbaar en verifieerbaar zijn. Vermeld concrete deadlines, duidelijk beeld van de kwaliteitsnormen, duidelijke acceptatiecriteria en procedures voor afwijkingen. Zorg voor duidelijke communicatiekanalen, wijzigings- en wijzigingsprocedures en passende sancties bij niet-naleving. Goed gedocumenteerde leveringsvereisten bevorderen transparantie, verkorten doorlooptijden en verminderen geschillen tussen koper en leverancier.