fondsenwervingsdocumenten

Fondsenwervingsdocumenten zijn documenten die door non-profitorganisaties worden gebruikt om middelen te werven bij particulieren, bedrijven, fondsen en overheden. Ze dienen als formele instrumenten om een programma, project of organisatie te beschrijven, de noodzaak van financiering aan te tonen en de verwachte impact te kwantificeren. Veelvoorkomende typen zijn grant proposals (toekenningsverzoeken), sponsorship proposals, requests for funding letters, en case for support. Ook plannen voor specifieke projecten, uitgebreide begrotingen en evaluatie- en verantwoordingdocumenten behoren tot de categorie.

Een fondsenwervingsdocument bevat doorgaans een helder doel, een probleem- of behoefteanalyse, doelstellingen, aanpak en methoden, de verwachte impact en meetcriteria, een begroting en een tijdlijn. Daarnaast worden vaak informatie over governance, risicobeheer, duurzaamheid en verantwoording opgenomen, evenals bijlagen zoals financiële overzichten en brieven van steun. Het doel is de ontvanger te overtuigen van de relevantie en haalbaarheid van het project en de organisatie als partner.

Het opstellen en gebruiken van fondsenwervingsdocumenten gebeurt doorgaans in een proces van research naar potentiële financiers, maatwerk van voorstellen aan hun prioriteiten, en opvolging na indiening. Ethische en wettelijke normen vragen om accurate informatie, transparantie over kosten en doelstellingen, en naleving van privacy- en fondsverwervingsregels.

Ontwerp en taalgebruik richten zich op duidelijkheid en toegankelijkheid voor de beoogde doelgroep, met aandacht voor leesbaarheid en relevante kernpoints zoals waarom nu financieren, wat precies bereikt zal worden, en welke monitoring en verantwoording volgt.