documentatiepraktijk

Documentatiepraktijk verwijst naar de systematische beoefening van het creëren, onderhouden, organiseren en bewaren van documentatie binnen organisaties of vakgebieden. Het omvat planning, schrijven, redactie, goedkeuring, publicatie, governance en langdurig beheer van documenten en records, zoals handleidingen, procedures, technische notities, rapporten en webinhoud. Het doel is om informatie toegankelijk, betrouwbaar en bruikbaar te maken voor besluitvorming, naleving, kennisoverdracht en verantwoording.

Belangrijke componenten zijn beleidskaders, sjablonen en stijlgidsen, metadata en classificatiesystemen, versiebeheer en toegangsbeheer. Documentatie is gestructureerd om vindbaarheid te bevorderen (door indexering en zoeken), interoperabiliteit (door gestandaardiseerde formaten en vocabularia) en behoud (door archivering en bestandsmigratie). Metadata-standaarden zoals Dublin Core of domeinspecifieke schema's, en conserveringsmetadata, kunnen worden toegepast om documenten en context te beschrijven.

De levenscyclus van documentatie omvat doorgaans planning, creatie, reviewing en goedkeuring, publicatie, onderhoud en eventual archivering of vernietiging. Rollen kunnen omschrijven: auteurs, redacteuren, informatiemanagers en archiefbeheerders. Geïntegreerde technologieën variëren van tekstverwerkers en contentmanagementsystemen tot kennisbanken, wiki’s en documentbeheersystemen, evenals versiebeheer en digitale conserveringstools.

Uitdagingen zijn onder meer het waarborgen van nauwkeurigheid en actualiteit, het omgaan met rechten en privacy, meertaligheid en langdurige toegankelijkheid. Voordelen zijn onder andere verbeterde informatieopslag en vindbaarheid, naleving van regelgeving, kenniscontinuïteit, risicobeperking en duidelijke operationele richtlijnen. Documentatiepraktijk is relevant in sectoren zoals de publieke sector, industrie, softwareontwikkeling, gezondheidszorg en onderwijs.