contentinventarissen

Een contentinventaris (meervoud: contentinventarissen) is een gestructureerde catalogus van digitale content-assets van een organisatie, verspreid over websites, intranets, apps en documentbeheersystemen. Het doel is inzicht geven in wat er bestaat, waar het staat, wie verantwoordelijk is en hoe het aan eisen voldoet. Een contentinventaris vormt de basis voor governance, migratie, renovatie en optimalisatie van content.

Een typische contentinventaris bevat velden zoals: titel, URL, taal, publicatiedatum, laatste wijzigingsdatum, eigenaarschap, status (gepubliceerd, concept, verwijderd), type content (tekst, afbeelding, video), doelgroep, zoekwoorden en taxonomie. Ook technische informatie zoals bestandsgrootte, platform, bewaartermijn en archiveringstatus kan worden opgenomen. Data kan automatisch verzameld worden via crawlers en API's, aangevuld met handmatige kwaliteitschecks.

Proces: afbakening van scope; inventariseren van relevante bronnen; verzamelen en normaliseren van metadata; beoordelen van kwaliteit en actualiteit; koppelen aan IA en user needs; vastleggen van verantwoordelijkheden en bewaartermijnen; opstellen van aanbevelingen voor consolidatie, migratie of verwijdering; en plannen voor periodieke actualisering.

Output en gebruik: een inventoriespreadsheet of tool, een data dictionary, governance- en migratieplannen, en concrete acties zoals herstructurering, herpublicatie of archivering. De resultaten ondersteunen SEO, toegankelijkheid en een uniforme gebruikerservaring.

Uitdagingen en voordelen: een contentinventaris biedt inzicht en efficiency, maar vereist continue onderhoud, betrouwbare bronnen en draagvlak van stakeholders. Migratie- en consolidatietrajecten worden vaak vergemakkelijkt doordat duplicaten, verouderde informatie en ontbrekende metadata opgespoord kunnen worden.