beginsituatie

Beginsituatie is een begrip uit projectbeheer en veranderingskunde dat verwijst naar de toestand waarin een systeem, proces of organisatie zich bevindt voordat een interventie, project of verandering plaatsvindt. Het beschrijft de huidige omstandigheden, inclusief knelpunten, prestaties, gebruikte middelen en beperkingen.

Het doel is het vastleggen van een baseline om toekomstige ontwikkelingen te kunnen meten. Het vormt het referentiepunt voor planningsdoelen, KPI’s en evaluaties. In veel gevallen volgt hierop een toekomstige situatie (to-be) en een gap-analyse.

Methoden om de beginsituatie vast te leggen zijn onder meer gegevensverzameling en procesbeschrijving, as-is-processen, interviews met betrokkenen, documentanalyse en data-analyse. Het gaat om het verkrijgen van een objectief beeld van wat er momenteel gebeurt, met welke middelen en op welke zones van de organisatie.

Belangrijke componenten zijn processen, betrokkenen, technologie, informatiestromen, organisatie, cultuur, budget en tijdsdruk. Door deze elementen te beschrijven kan men knelpunten en afhankelijkheden duidelijk maken en de benodigde verbeteringen definiëren.

Toepassingsgebieden omvatten projectmanagement, kwaliteitsverbetering en IT-transformatie, maar ook onderwijs en organisatieontwikkeling. Een bekend gebruik is het vastleggen van de beginsituatie bij veranderings- of digitaliseringsprojecten, bijvoorbeeld met een as-is proceskaart en KPI’s zoals doorlooptijden en foutkansen.

---