afzendergegevens

Afzendergegevens is een term die verwijst naar de gegevens die een zender identificeert in een communicatiemiddel of formulier. Doorgaans omvat dit naam en adresgegevens, contactinformatie zoals telefoonnummer en e-mailadres, en eventueel organisatorische gegevens zoals bedrijfsnaam, functie en afdeling. In fysieke post is het vooral het retouradres; in e-mails of online formulieren verschijnt het als From-/Reply-To-informatie of als ondertekening met naam en contactgegevens.

Doeleinden van afzendergegevens zijn identificatie, traceerbaarheid en de mogelijkheid tot reactie of opvolging. Ze kunnen verplicht zijn voor administratieve of wettelijke doeleinden, zoals facturering, dossiers bijhouden of officiële correspondentie. De exacte velden variëren per kanaal: post toont meestal adresgegevens; digitale berichten bevatten vaak naam, e-mailadres en telefoonnummer, en soms bedrijfsnaam of functie.

Privacy en regelgeving: afzendergegevens kunnen persoonsgegevens zijn en vallen onder de AVG/GDPR. Verwerking vereist een rechtsgrond en moet doelgebonden, beperkt tot wat noodzakelijk is, en beveiligd gebeuren. Transparantie naar de betrokkene is vereist, bijvoorbeeld via een privacyverklaring. Betrokkenen hebben rechten zoals inzage en rectificatie, en in sommige gevallen het recht op verwijdering of beperking van verwerking. Organisaties moeten juiste beveiligingsmaatregelen treffen en heldere aanwijzingen geven over het behoud en de rechten van betrokkenen.

Praktische overwegingen: houd afzendergegevens actueel en nauwkeurig, beperk de hoeveelheid gegevens tot wat nodig is, implementeer een duidelijk retentiebeleid en zorg voor beveiliging bij opslag en verzending. In communicatiekanalen moet duidelijk zijn welke afzendergegevens worden gedeeld en waarom.