Voortgangsrapportage

Voortgangsrapportage is een document of overzicht dat de voortgang van een project of activiteit samenvat voor betrokkenen en besluitvormers. Het doel is om transparant te communiceren welke mijlpalen zijn behaald, welke activiteiten nog open staan en welke risico’s of afwijkingen er zijn ten opzichte van het plan.

Onderdelen van een voortgangsrapportage zijn onder meer de huidige status van het project, voltooide en resterende taken, geplande mijlpalen, schema- en kostenstatus, gebruikte middelen en eventuele kwaliteitsindicatoren. Daarnaast worden risico’s, openstaande problemen, beslissingen en gevraagde acties genoemd, evenals eventuele wijzigingen in omvang of prioriteiten.

Doelgroep en toepassing: de voortgangsrapportage is bedoeld voor projectteams, sponsors, stuurgroepen en andere stakeholders om tijdig bij te sturen en om richting te geven aan besluitvorming.

Frequentie en vorm: vaak wekelijks, tweewekelijks of maandelijks; de rapportage kan bestaan uit een geschreven document, een dashboard of een presentatie. Het formaat sluit aan bij de governance- en verslagbehoeften van de organisatie.

Relatie tot andere documenten: de voortgangsrapportage koppelt aan het projectplan, het risico-register en het wijzigingsregister en dient als input voor governance- en besluitvormingsmomenten. Het vormt onderdeel van het bredere projectmanagementkader en draagt bij aan transparante communicatie met alle belanghebbenden.